Quando si comincia a fare fattura elettronica, una delle prime cose da capire è come funziona la datazione delle fatture. La regola generale, valida anche per le fatture non elettroniche, ci dice che la data della fattura non deve mai essere successiva alla data del pagamento.
Questo significa che se il cliente ci paga una fattura il 24/10, se emettiamo la fattura il giorno dopo, con data 25/10, siamo in ritardo. Se emettiamo fattura, la mandiamo al cliente e solo dopo averla ricevuta il cliente ci paga, non abbiamo problemi.
La questione della datazione si pone, ad esempio, se vendiamo on-line e non abbiamo la possibilità di emettere immediatamente fattura, dobbiamo fare attenzione a rispettare la cronologia tra numerazione delle fatture e date dei pagamenti. Proprio per questo, l’Agenzia Entrate concede un periodo di 12 giorni tra la data della fattura e l’invio allo SDI (Sistema di Interscambio), così da dare il tempo, magari una volta la settimana, di controllare gli incassi ed inviare la fattura in via ufficiale (ovvero elettronicamente allo SDI). Questo buffer di 12 giorni ci viene incontro anche nel caso in cui ci fosse qualche incertezza sui dati inseriti in fattura. Possiamo quindi prepararla, inviarla in visione al cliente e spedirla poi allo SDI solo dopo aver ricevuto conferma sulla correttezza dei dati, sempre restando nel range dei 12 giorni.
Facciamo anche un po’ di chiarezza sulle parole: l’espressione emettere fattura, indica l’atto di preparare la fattura e datarla correttamente entri i termini stabiliti dalla legge. L’emissione viene suggellata dall’invio allo SDI. Senza l’invio e la successiva notifica di accettazione da parte dello SDI, la fattura non risulta emessa. A riprova di questo, se andiamo a cercare una fattura scartata nella sezione Fatture e Corrispettivi del nostro cassetto fiscale, non la troveremo. Il termine dei 12 giorni, infatti, serve anche a correggere una fattura scartata dallo SDI, restando nei tempi. Se inviamo una fattura con dati errati infatti, il sistema ci manderà una notifica di scarto, invitandoci, entro 5 giorni, a correggere l’errore bloccante ed inviare nuovamente la stessa fattura.
A livello pratico, la cosa più semplice da fare è emettere fattura al nostro cliente e inviarla contestualmente allo SDI, prima di ricevere il pagamento, perché questo ci mette al riparo da eventuali ritardi. Se però questa cosa non è possibile, dobbiamo inserire nella nostra routine settimanale uno slot da dedicare al controllo degli incassi e all’emissione delle fatture.
Noi consigliamo sempre di bloccare sempre qualche ora del lunedì per poter sistemare la fatturazione della settimana precedente, seguendo questa procedura.
- Scaricare l’estratto conto della banca, della carta, di PayPal o il riepilogo delle vendite e controllare gli incassi.
- Mettere in ordine cronologico (dal più vecchio al più recente) gli incassi ricevuti e fare un elenco.
- Emettere fattura rispettando l’ordine cronologico, la data di incasso e il numero progressivo.
- Inviare tutte le fatture allo SDI.
- Nei giorni immediatamente successivi controllare che l’invio sia andato a buon fine e che non ci siano fatture scartate.
