Fondamentale per il successo di un’attività (piccola o grande che sia) è l’attività di pianificazione, programmazione e controllo. Qui ne abbiamo già parlato.
Approfondiamo ora cosa significa:
PIANIFICARE?
“Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare” (Seneca).
Capire dove vogliamo andare e perchè: questo è pianificare. La pianificazione è la strategia sviluppata nell’arco temporale del medio e lungo periodo (a differenza della programmazione che si concentra su piani e programmi a breve termine).
Pianificare si concretizza nell’attività di valutare progetti e rischi connessi, definire gli obiettivi e le alternative, elencare vantaggi e svantaggi. Fondamentale è che gli obiettivi siano specifici (non generici!), misurabili, raggiungibili e realistici.
Il processo di pianificazione si basa su:
- Analisi del passato (attività effettuata nel “monitoraggio”);
- Definizione degli obiettivi e previsione delle dinamiche future.
La metodologia su cui si basa la pianificazione aziendale è il “piano strategico” (o business plan), la cui caratteristica è di avere una dimensione temporale di medio lungo termine, generalmente di tre o cinque anni.
PROGRAMMARE?
Rendere operativo quello che abbiamo deciso nel piano: questo è pianificare, ovvero implementare la nostra strategia in azioni concrete.
Fondamentale in questa fase è ricordarsi che:
- bisogna sapere esattamente dove si vuole arrivare, cosa si vuol fare e con quali mezzi
- le risorse che abbiamo a disposizione non sono infinite.
La programmazione trasforma gli obiettivi del piano in azioni operative: il budget è la metodologia con la quale si sviluppa.
Di solito l’arco temporale è riferito a un anno, con articolazione interna trimestrale o mensile (secondo le esigenze e/o la dimensione).
CONTROLLARE?
Rispondere alla domanda “siamo nella direzione giusta?”: questo è controllare.
L’obiettivo del controllo è quindi monitorare la validità delle strategie attuate, indagando l’efficienza e la capacità competitiva.
Possono essere attivate diversi gradi di controllo:
- Si confrontano i dati a consuntivo con i dati fissati nel budget (analisi degli scostamenti). Il controllo budget/consuntivo (ovvero obiettivi/realtà) deve essere costante perchè non è fine a se stesso, ma è diretto a prendere delle nuove decisioni.
- Analizzare le scelte operative (effettuate con la programmazione) con le scelte strategiche (precedentemente inserite nella pianificazione): ovvero confrontare piano strategico e budget (ovvero obiettivi e strategie) per eventualmente fare una o più azioni correttive.
In sintesi, pianificare significa definire degli obiettivi, programmare tradurli in scelte concrete, tenuto conto delle risorse disponibili. Il controllo è la fase conclusiva che analizza gli scostamenti tra le previsioni/obiettivi e l’andamento aziendale per riformulare i nuovi obiettivi: l’attività di pianificazione – programmazione – controllo è ciclica.
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